Struktura archiwów państwowych w Polsce

Na czele polskiego systemu archiwalnego stoi Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych (NDAP) z siedzibą w Warszawie. Pod jej nadzorem działa kilkadziesiąt archiwów w całym kraju, od dużych placówek centralnych po filie obsługujące powiaty. Każde z nich przechowuje dokumenty wytworzone na swoim terenie lub trafiające do nich w efekcie skomplikowanej historii powojennej repatriacji akt.

Dwa najważniejsze archiwa centralne to:

  • Archiwum Główne Akt Dawnych (AGAD) – gromadzi dokumenty do 1918 roku, w tym akta Korony Polskiej, Księstwa Warszawskiego i Królestwa Polskiego. Zasób obejmuje m.in. metryki z ziem Królestwa, dokumenty podatkowe i hipoteczne.
  • Archiwum Akt Nowych (AAN) – przechowuje dokumenty z XX wieku, głównie od okresu II RP. Zawiera m.in. akta instytucji centralnych, zbiory osobowe i dokumentację urzędów.

Archiwa regionalne i ich zasoby genealogiczne

Dla większości poszukiwań genealogicznych kluczowe znaczenie mają archiwa regionalne. Każde z nich obsługuje określony obszar geograficzny i przechowuje dokumenty instytucji działających na tym terenie. Przykłady dokumentów przydatnych genealogom:

Typy dokumentów genealogicznych w archiwach regionalnych

  • Akta stanu cywilnego z XIX–XX wieku (urodzenia, małżeństwa, zgony)
  • Kościelne księgi metrykalne przekazane do archiwów państwowych
  • Akta hipoteczne i ziemskie
  • Katastry i spisy podatkowe
  • Akta sądowe i notarialne
  • Dokumentacja wojskowa i ewidencyjna
  • Spisy mieszkańców (Revisionslisten, spisy z okresu zaborów)

Wpływ historii na rozmieszczenie akt

Złożona historia polityczna Polski istotnie wpłynęła na rozproszenie dokumentów. Przez ponad 120 lat kraj był podzielony między trzy zabory: rosyjski, pruski i austriacki. Każdy z nich prowadził własne systemy rejestracji stanu cywilnego, co skutkuje dziś znaczną różnorodnością materiałów dostępnych w archiwach.

W dawnym zaborze rosyjskim (Królestwo Polskie) od 1808 roku obowiązywały księgi metrykalne prowadzone przez duchownych według wzorca napoleońskiego. Od 1826 roku wymagano prowadzenia oddzielnych akt stanu cywilnego dla każdego wyznania. W Galicji (zabór austriacki) przez długi czas metrykę prowadziły wyłącznie parafie katolickie i unitackie, a od 1784 roku władze józefińskie zobowiązały wszystkich duchownych do prowadzenia metryk wedle ujednoliconego wzoru.

W zaborze pruskim (Prusy i późniejsza Rzesza) świecka rejestracja stanu cywilnego zaczęła obowiązywać od 1874 roku i od początku prowadzona była przez urzędy cywilne (Standesamt). Wcześniejsze dokumenty pozostają w gestii kościołów lub archiwów kościelnych.

Portal Szukajwarchiwach.gov.pl

Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych udostępnia portal szukajwarchiwach.gov.pl, który integruje opisy i skany z wielu archiwów w jednym miejscu. Zasób cyfrowy jest systematycznie rozwijany – w portalu znajdują się zarówno skany dokumentów, jak i opisy zespołów archiwalnych bez digitalizacji, co pozwala planować wizyty w archiwum.

Wyszukiwanie w portalu jest bezpłatne. Przeglądanie skanów wymaga rejestracji, ale konto zakłada się za darmo.

Jak korzystać z archiwów państwowych

Każde archiwum państwowe posiada czytelnię otwartą dla osób indywidualnych. Zasadniczo nie jest wymagane uzasadnienie celu wizyty – wystarczy okazać dowód tożsamości i wypełnić odpowiedni formularz. Archiwa udostępniają inwentarze, czyli spisy zespołów i serii akt, które pomagają ustalić, jakie dokumenty są przechowywane w danej placówce.

Zamówienie akt odbywa się zazwyczaj dzień przed planowaną wizytą lub bezpośrednio tego samego dnia, w zależności od regulaminu archiwum. Szczegółowe zasady kwerendy oraz formularze zamówień są dostępne na stronach internetowych poszczególnych archiwów.

Kwerendy archiwalne i odpłatność

Zamawiając dokumenty osobiście, korzystanie z czytelni jest bezpłatne. Archiwa pobierają opłaty za kwerendy pisemne (odpowiedzi na pytania genealogiczne przesyłane listownie lub e-mailem) oraz za reprodukcje dokumentów. Cenniki poszczególnych placówek są zróżnicowane i dostępne na ich stronach internetowych.

Dokumenty w językach zaborczych

Badacze historii rodziny muszą liczyć się z tym, że większość dokumentów z XIX wieku sporządzona jest w językach rosyjskim, niemieckim lub łacinie, rzadziej w języku polskim. Zaborcy narzucili swoje języki urzędowe, przez co odczytanie starszych metryk często wymaga podstawowej znajomości cyrylicy lub gotyku (pisma stosowanego w dokumentach pruskich i austriackich).

Przydatne linki